LECTII INVATATE DIN IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

 Lectii invatate in urma implementarii proiectului

F.O.R.U.M.- Formarea si Orientarea Resurselor Umane Moderne POSDRU/127/5.1/G/124798

PLURI CONSULTING GRUP S.R.L. în parteneriat cu ASOCIAŢIA „ADL-PROGRES” au implementat in perioada 12.03.2014-12.10.2015 proiectul F.O.R.U.M. – „FORMAREA ȘI ORIENTAREA RESURSELOR UMANE MODERNE”, proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Axa prioritară 5, Domeniul major de intervenţie 5.1, Contract POSDRU /127/5.1/G/124798.

Elaborarea şi implementarea unui proiect presupun eforturi considerabile, interes din partea tuturor factorilor implicaţi, alocarea de resurese umane şi financiare corespunzătoare, dar şi riscuri inerente, situaţii neprevăzute care se ivesc pe parcursul implementării.

Pentru a avea parte de o implementare cât mai facila a unui proiect, beneficiarul trebuie, ca incepand din momentul scrierii cererii de finantare si contractarii proiectului, să se asigure de: coerenţa activitatilor, rigurozitatea planificării și organizării, existenţa resurselor,  disponibilitatea grupului ţintă, competenţa partenerilor, etc.

Implementarea unui proiect POSDRU inseamnă in primul rand RESPONSABILITATE, ceea ce se traduce prin:

– ințelegerea rolurilor in cadrul parteneriatului;

– comunicarea eficientă în cadrul echipei – o parte din membrii echipei de management și a echipei de implementare au fost oameni noi in societatea noastră și a durat puţin până când fiecare s-a obișnuit cu noul mediu de lucru.

–  comunicarea eficientă cu autoritatea contractantă;

– cunoașterea tuturor procedurilor – a existat o cantitate însemnată de informaţie nouă care a trebuit asimilată intr-un timp relativ scurt, pentru ca din momentul semnării contractului, a doua zi a inceput implementarea;

– pentru a avea un proiect reușit, care se poate implementa fără probleme, un aspect foarte important il reprezintă urmărirea tuturor pașilor necesari scrierii cererii de finanţare, pentru a nu fi nevoie de multe modificări contractuale prin notificări și acte  adiţionale;

–  cunoasterea legislației – este necesar ca fiecare expert implicat in proiect să iși cunoasca partea legislativă la perfecţie;

–   trebuie luata in calcul posibilitatea recurgerii la mecanismul cererilor de plată, pe lângă cererile de rambursare, acestea pot reprezenta un foarte mare ajutor din punct de vedere financiar;

– pentru evitarea blocajelor financiare, se recomandă accesarea unui credit, de tipul liniei de credit sau capital de lucru pentru sustinerea activitatii curente;

–  alte riscuri importante sunt legate de schimbarea deasa si uneori foarte consistenta a regulilor de implementare si mai ales raportare;

–  prevederea unei rezerve de contingenţă este obligatorie pentru a compensa riscuri diverse inclusiv cele de fluctuaţii de curs valutar, creșteri accentuate de preţ la combustibil;

– in momentul selectării grupului țintă este foarte important a se avea in vedere in urmărirea indicatorilor propuși prin proiect, pentru ai putea atinge până la finalul implementării;

–  tot referitor la grupul tinta o lectie invatata pentru urmatoarele proiecte este elaborarea unei proceduri de selectie a grupului tinta pentru identificarea persoanelor care au nevoie de sprijin si calificare si nu sunt “vanatori de subventii” sau “cursanti de profesie”;

–  un proces de selectie al lectorilor formatori care sa permita cooptarea persoanelor cu experienta in formarea profesionala a adultilor, care sa adopte tehnici inovatoare de predare si sa mentina ridicat nivelul de interes al participantilor;

– o proiectare adecvata ca numar a echipei de implementare, astfel incat sa nu mai fim nevoiti sa cooptam personal suport care ajute echipa de implementare;

– colectarea sistematica si arhivarea versiunilor editabile ale livrabilelor si implementarea unei solutii de colectare electronica a livrabilelor;

– reutilizarea unor modele de rapoarte, contracte, check-listuri făcute într-un proiect anterior este o cale foarte sigură de valorizare a muncii acelui proiect, de creștere a productivitatii in proiectele noi si de mentinere sau imbunatatire a calitatii;

–  crerea de exemple de bune-practici în care munca realizată anterior, bună, corectă, valoroasă, să fie exploatată la maximum în proiectele viitoare;

–  redactarea unor contracte de munca adaptate specificului muncii pe proiecte – simpla utilizare a modelului de contract recomandat de ITM poate fi extrem de riscantă și inadecvată în cazul prestării unei munci în cadrul unui proiect;

– implementarea unui sistem salarizare bazat pe performanță în coroborare cu o fișă de post ce specifică foarte clar criteriile de performanță și livrabilele ce sunt necesar a fi realizate poate fi cheia instaurării unei motivații superioare a echipei;

– incă din faza scrierii cererii de finanţare, cat și in timpul implementării trebuie avute in vedere obiectivele strategice, care vor ajuta in faza de sustenabilitate;

– intotdeauna se va privi inainte anticipand problemele care pot aparea pe parcurs, in acest sens vom incerca simularea implementarii proiectului inca din faza de scriere, pentru a evita modificarile repetate dupa semnarea contractului de finantare.

CONCLUZII

Implementarea unui proiect inseamna:

– Managementul riscurilor;

– Managementul schimbării;

– Managementul financiar;

– Managementul resurselor umane;

– Managementul integrării proiectului.

Toate acestea din urmă implică RESURSE UMANE COMPETENTE.

Si in final, implementarea are mare legătură cu simpla definiție a proiectului:

„Proiectul este un set de acțiuni executate într-o perioadă de timp, cu momente bine definite de început și de sfârșit, cu un scop clar al lucrărilor de efectuat, cu un buget propriu și cu un nivel specificat al rezultatelor de obținut.”

Intocmit,

Ing. Serghie George